Toezicht op informatie van de rijksoverheid

Op grond van de Archiefwet houdt de inspectie toezicht op de vorming en het beheer van informatie en (digitale) archieven van de centrale overheid. Het toezicht richt zich op de goede en duurzaam toegankelijke staat van overheidsinformatie. 
2017 stond in het teken van onder andere:

  • de inspectie in hoeverre de departementen digitale informatie duurzaam toegankelijk opslaan en bewaren;
  • de keten van de omgevingsvergunning.

Inspectieprogramma duurzame digitale toegankelijkheid

In 2017 zijn alle kerndepartementen geïnspecteerd op de staat van het digitaal informatiebeheer. Nu de departementen volledig afhankelijk zijn geworden van digitale informatie, is opnieuw onderzocht in hoeverre de departementen digitale informatie duurzaam toegankelijk opslaan en bewaren. In aanvulling daarop is onderzocht welke bijdrage verschillende programma’s en projecten leveren aan het duurzaam-toegankelijkheidsvraagstuk. De inspectie is eind 2017 afgerond. Het eindrapport is in het voorjaar van 2018 gepubliceerd. 

Digitaal werken ingevoerd, maar veel digitale informatie nog niet in beheer

De inspectie in 2017 was het aangekondigde vervolg op een inspectie die drie jaar eerder was uitgevoerd, op het moment dat de departementen nog volop aan het digitaliseren waren. De uitkomsten naar aanleiding van de vorige inspectie zijn samengevat in het rapport ‘Duurzaam duurt het langst’, Erfgoedinspectie, december 2013. 

Informatie in de keten van de omgevingsvergunning

In mei 2017 is het eerste rapport bij het onderzoek naar de archivering van informatie in ketens uitgebracht. Het rapport over de duurzame toegankelijkheid in de informatieketen van de omgevingsvergunning is aangeboden aan het ministerie van Infrastructuur en Milieu, de VNG en de geïnspecteerde organisaties. In het rapport staat dat de verantwoordelijkheden in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en de archiefwetgeving duidelijk geregeld zijn. Maar op afsprakenniveau moet er in de keten echter nog veel gebeuren. Daarnaast is vastgesteld dat het selectie-instrumentarium in deze keten voor het grootste deel op orde is, maar valt het op dat de bewaartermijnen in de keten niet overal op elkaar zijn afgestemd. Het algemene beeld is dat de duurzame toegankelijkheid in deze keten nog beter kan.

In het rapport zijn aanbevelingen gedaan voor de inrichting van het informatiebeheer in de Omgevingswet die in 2021 ingaat. De bevindingen en conclusies van dit onderzoek geven handvatten om het archiefbeheer in de keten voor de Omgevingswet alsnog goed in te richten.

Dit onderzoek wordt uitgevoerd door de Erfgoedinspectie, de archiefinspectie van het stadsarchief Rotterdam en de provincie Noord-Brabant. Er volgen nog rapporten over 2 ketens en een samenvattend rapport.

MH17

Over het neerhalen van de MH-17 op 17 juli 2014 is in de Tweede Kamer op 1 maart 2016 bij motie kenbaar gemaakt dat de beschikbare informatie over de vliegramp MH17 bij de betrokken organisaties veiliggesteld en blijvend en duurzaam toegankelijk bewaard moet worden. De Erfgoedinspectie gaat  een inspectie uitvoeren bij de archiefvormers om na te gaan of de MH17 informatie blijvend en inderdaad duurzaam toegankelijk wordt beheerd conform de eisen in de Archiefwet. De minister van Justitie en Veiligheid heeft dit ook aan de Kamer toegezegd.In 2017 is onder coördinatie van de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) het rijksbrede project ‘Blijvend in ons geheugen: Nationale crisis MH17 (BIOG)’ uitgevoerd. In dit project, dat liep tot eind 2017, hebben alle betrokken organisaties in kaart gebracht over welke relevante en procesgebonden informatie rondom de vliegramp MH17 zij beschikken. Tevens hebben ze geïnventariseerd welke stappen ze nog moeten nemen om deze informatie duurzaam toegankelijk te houden en daarom een planning opgesteld. De eerste producten van het project BIOG waren invulsjablonen voor de archiefvormers, zodat de uitvoerende partijen een eenduidige inventarisatie zouden kunnen opstellen van de bij hen aanwezige informatie. In 2017 heeft de Erfgoedinspectie toetsen uitgevoerd op deze sjablonen. 

Nadat de zorgdragers deze inventarisaties (indexen) hadden opgeleverd, heeft de Erfgoedinspectie in 2017 geanalyseerd in hoeverre deze bijdragen aan het uiteindelijke doel, namelijk het blijvend en duurzaam toegankelijk bewaren van het MH17-archiefmateriaal. Vanuit deze analyse heeft de Erfgoedinspectie aanbevelingen gedaan aan de secretaris-generaal van het ministerie van Justitie en Veiligheid.

In 2018 wordt bij de betrokken organisaties een afsluitende inspectie uitgevoerd.

Opvolging van de aanbevelingen door het Openbaar Ministerie over het archiefbeheer dat te maken heeft met de ontnemingsschikking met Cees H. 

In 2015 presenteerde de Erfgoedinspectie het rapport ‘De waarde van archief, een rapport over de naleving van de Archiefwet in de zaak Cees H'. In 2017 is een vervolginspectie uitgevoerd en het rapport is aangeboden aan de minister van Justitie en Veiligheid, zorgdrager voor het archief van het Openbaar Ministerie (OM). Uit de inspectie komt het beeld naar voren dat het OM maatregelen heeft getroffen om de kwaliteit te verbeteren, maar dat de opvolging van de aanbevelingen nog niet gereed is. De Erfgoedinspectie doet daarom de aanbeveling om vaart te zetten achter de afronding hiervan. Het gaat onder meer om het laten vaststellen van een bewaartermijn voor het archief van ontnemingsschikkingen en het opstellen en invoeren van uniforme regels voor deze archieven.