Duurzame toegankelijkheid archieven onverminderd actueel

De Erfgoedinspectie bracht in 2014 het rapport ‘Duurzaam duurt het langst’ uit. Begin 2014 vond in de Tweede Kamer een algemeen overleg plaats over onder meer het archiefbeheer, waaronder dit rapport. Conclusie was dat Kamerleden en minister het belang van een zorgvuldige en goede archivering voor de kenniseconomie en een goed functionerende democratie onderstrepen.

De duurzame toegankelijkheid van digitale archieven is onverminderd actueel. In 2013 en 2014 is het inspectieprogramma op dit gebied uitgevoerd. Bijzondere aandacht ging uit naar waardering, selectie en overbrenging van archieven in een digitale omgeving. Negen organisaties van de rijksoverheid zijn in 2014 geïnspecteerd op hun digitale archivering: AFM, AIVD, CIBG, Kadaster, Kamer van Koophandel, Ministerie van Defensie, NPO, Ombudsman en RDW. De rapporten zijn te vinden op de website van de Erfgoedinspectie.

Inspectieonderzoeken naar projecten ministeries

Bij de ministeries van BZK en VenJ zijn inspectieonderzoeken uitgevoerd naar de projecten waarin zij de duurzame toegankelijkheid van de digitale archieven en de toekomstige overbrengingen willen regelen. Dit wordt uitgevoerd in samenhang met het project DWR archief waar zorgdragers hun afgesloten dossiers uitplaatsen in het e-depot van het Nationaal Archief en het Centraal Digitaal Depot (CDD+) van de Justitiële Informatiedienst. Een samenvattend rapport wordt in 2015 uitgebracht.

Versneld bewerken departementale achterstanden

Begin 2014 rapporteerde de Erfgoedinspectie over de stand van zaken van het wegwerken van de papieren achterstanden tot en met 1995. Na serieuze aanloopproblemen gedurende de periode 2010-2013, is de belangrijkste conclusie dat de organisatie en de voortgang van het bewerken een doorstart heeft gemaakt. De kerndepartementen laten in de aanpak verbeteringen zien in de kennis, het terugbrengen van de achterstanden en op de inzetbaarheid van de medewerkers. Zorgpunten zijn het tempo van bewerken en de onzekerheid over de volledigheid van het overzicht van de achterstanden. De Erfgoedinspectie blijft in de komende jaren de organisatie, kwaliteit en voortgang van de bewerking nauwgezet volgen.

In 2015 wordt gerapporteerd over de stand van zaken van de achterstanden bij de kerndepartementen.

Inspectieonderzoeken naar duurzame toegankelijkheid van de digitale archieven zijn uitgevoerd

"43% van de zorgdragers voldoet aan de wettelijke eis van een intern kwaliteitssysteem"

Systematische kwaliteitsborging

Kwaliteitszorg blijft een belangrijk onderdeel van het Inspectieprogramma. Uit de Monitor van de Erfgoedinspectie komt naar voren dat 43% van de zorgdragers voldoet aan de wettelijke eis van een intern kwaliteitssysteem.

Met de inwerkingtreding van de Archiefregeling in 2010 is het verplicht een kwaliteitssysteem te hebben. Het monitoren van de invoering van de kwaliteitszorg maakt deel uit van de reguliere inspecties.

De rapportages ‘Duurzaam duurt het langst’ (2014), ‘De juiste papieren’ (2013), en de rapportages over kwaliteitssystemen bij de ambassades (2013) laten zien dat de interne controle bij de zorgdragers nog niet volledig is ingericht. Het algemeen beeld is dat zorgdragers met de kwaliteitssystemen het zelfcorrigerend vermogen van overheidsorganisaties nog verder moeten versterken om de maatschappelijke belangen van een goed informatiebeheer beter te verankeren.  

Gemeenschappelijk informatiekader en monitor

De tweejaarlijkse vragenlijst bij de zorgdragers van de rijksoverheid levert gegevens over de staat van de informatiehuishouding. Om tot een samenhangend beeld te komen, heeft de Erfgoedinspectie samenwerking gezocht met de toezichthouders van andere overheden.

De Archiefwet regelt de vorming en het beheer van de overheidsarchieven en is voor alle overheidsarchieven van toepassing. De Erfgoedinspectie heeft gegevens over de staat van de overheidsbrede informatiehuishouding. Deze gegevens worden verkregen op basis van de uitkomsten van de tweejaarlijkse vragenlijst bij de zorgdragers van de rijksoverheid. Tot nu toe heeft dit nog geen samenhangend beeld opgeleverd. Reden voor de Erfgoedinspectie om samenwerking te zoeken met de toezichthouders van de andere overheden, om in het programma Archief 2020 te komen tot een gezamenlijke set indicatoren en rapportage. In 2015 wordt dit verder ontwikkeld.