Archieven en overheidsinformatie

De ‘Archiefwet 1995’ is de basis voor ons toezicht op de kwaliteit van het beheer van de rijksarchieven. Hiermee leveren we een bijdrage aan de betrouwbaarheid en openbaarheid van de (digitale) overheidsinformatie.

Programma Digitale Duurzame Toegankelijkheid

Het is de ambitie van de overheid om in 2017 volledig digitaal te werken, en burgers en bedrijven volledig digitaal te kunnen bedienen, waarbij het risico op informatieverlies voor organisaties en burgers beperkt blijft. Al met al is er een forse inspanning nodig om de doelstellingen te realiseren. Duurzaam beheer van digitale informatie en digitaal kunnen samenwerken en uitwisselen van informatie staan daarmee boven aan de agenda.

Op duurzaam beheer van digitale informatie zijn inspecties uitgevoerd bij onder andere de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst, de Kamer van Koophandel, de Nationale ombudsman, het Ministerie van Veiligheid en Justitie en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 

Rijksoverheid blijft achter bij het op orde brengen en houden van de digitale archieven.

Rapport ‘Onvoltooid digitaal'

Alle organisaties van de Rijksoverheid werken in meer of mindere mate digitaal. Het goed en duurzaam digitaal archiveren blijft hierbij achter.
In het rapport 'Onvoltooid digitaal' concludeert de inspectie dat de rijksoverheid achterblijft bij het op orde brengen en houden van de digitale archieven. Het gevolg is onbetrouwbare en slecht toegankelijke informatie, plus risico's voor het dagelijks functioneren van een organisatie.

We constateerden verder dat er weinig samenhang is tussen de programma’s voor verbetering van de informatiehuishouding van de rijksoverheid, zoals ‘Digitale Taken Rijk’ en ‘Rijk aan Informatie’.

Tot slot heeft de inspectie onderzocht, hoe digitaal archiefmateriaal aan een digitaal depot kan worden overgedragen. 

Archivering websites en uitingen op sociale media

In het najaar van 2015 begon de inspectie een onderzoek naar de archivering van websites en sociale media-uitingen bij twintig zorgdragers van de Rijksoverheid. Overheidswebsites kunnen uniek archief bevatten of zelfs volledig als archief worden beschouwd, met als gevolg dat ze ook gearchiveerd moeten worden. Uit de eerste onderzoeken blijkt dat dit niet altijd goed gebeurt. De Erfgoedinspectie verwacht haar eindrapport hierover in juni 2016 te publiceren.

De naleving van de Archiefwet 1995 in de zaak Cees H.

De Erfgoedinspectie heeft in 2015 een inspectie uitgevoerd naar de naleving van de Archiefwet bij de vorming en het beheer van het dossier rond Cees H. Aanleiding waren de berichten in de media over een onvindbaar bewijs van de betaling in de schikking tussen kroongetuige Cees H. en het Openbaar Ministerie. Uiteindelijk leidde dit tot het vertrek van de bewindspersonen Teeven en Opstelten.

De inspecteurs van de sector Archieven zijn nagegaan hoe overheden binnen de strafrechtketen dossiers vormen en beheren. In ons rapport concluderen we dat het archiefbeheer weliswaar is verbeterd, maar dat de geordende en toegankelijke staat van een ontnemingsschikkingsdossier nog steeds niet volledig gegarandeerd kan worden. De Erfgoedinspectie beveelt de minister aan maatregelen te treffen om het beheer van ontnemingsschikkingen te verbeteren op de punten van dossiervorming, toegankelijkheid en selectie. Het inspectierapport is gepubliceerd op 9 december 2015, met de resultaten van de commissie-Oosting. De minister van Veiligheid en Justitie heeft de aanbeveling van de Erfgoedinspectie integraal overgenomen.