Inleiding

Op basis van de Archiefwet houdt de inspectie toezicht op de vorming en het beheer van informatie en (digitale) archieven van de centrale overheid. In 2016 zijn er in totaal 26 inspecties uitgevoerd, waarvan 10 in het kader van archiveren in ketens, 14 naar webarchivering en 2 naar bewerking papieren archieven. De minister van OCW ontving de rapporten ‘Webarchivering bij de centrale overheid’ en ‘De juiste papieren deel 2’.

Webarchivering

Overheidswebsites zijn de afgelopen jaren geëvolueerd van digitale folder naar centraal portaal voor digitale dienstverlening. De website is dan ook niet meer weg te denken in de communicatie tussen de overheid en burgers en bedrijven. Het is dan ook op z’n minst opvallend dat websites bij de centrale overheid niet of nauwelijks worden gearchiveerd. De Erfgoedinspectie onderzocht in hoeverre de organisaties binnen de centrale overheid websites en officiële uitingen op sociale media archiveren. In het rapport 'Webarchivering bij de centrale overheid' wordt naast een up-to-date overzicht van de webarchiveringspraktijk in Nederland vooral de stand van zaken bij de centrale overheid belicht. De belangrijkste conclusie is dat de centrale overheid haar websites en uitingen op social media niet of nauwelijks archiveert. Slechts 2% van de organisaties archiveert de website in overeenstemming met de archiefwettelijke eisen. De minister van OCW laat in de beleidsreactie weten dat zij de aanbevelingen onderschrijft. De algemene rijksarchivaris wordt gevraagd een handreiking op te stellen voor de archivering van websites en uitingen op sociale media. Ook kondigt de minister aan dat de algemene rijksarchivaris in samenwerking met CIO-Rijk een voorstel zal doen voor implementatie van een archiveringspraktijk voor deze media bij organisaties binnen de centrale overheid. Direct effect van het rapport is al dat de websites van de meeste ministeriële websites met ingang van 15 december 2016 worden gearchiveerd.

Duurzame digitale toegankelijkheid

Het duurzaam toegankelijk opslaan en bewaren van overheidsinformatie staat nog steeds volop in de belangstelling. Het afgelopen jaar is in verschillende Kamermoties opgeroepen de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren. In de aangenomen motie van het Kamerlid Segers wordt de regering verzocht nog in 2016 uitvoering te geven aan de aanbevelingen van het rapport dat de Erfgoedinspectie heeft uitgebracht over de naleving van de Archiefwet in de zaak Cees H. Ook heeft de Tweede Kamer het initiatiefvoorstel voor de Wet Open Overheid (WOO) aangenomen. Dit wetsvoorstel raakt op verschillende punten de Archiefwet en kan een grote impact hebben op de informatiehuishouding van de overheid. De inspectie blijft de komende jaren inzetten, zie ook het Werkprogramma 2017-2018, op de duurzame toegankelijkheid.

Samen met de Provincie Noord-Brabant en de archiefinspectie van het stadsarchief Rotterdam startten wij onderzoek naar archiveren in ketens

Archiveren in ketens

In de tweede helft van 2016 begon het onderzoek naar het archiveren in ketens. Aanleiding voor dit onderzoek is de toenemende samenwerking door overheidsorganisaties in ketens en de daaruit voortkomende risico’s voor het goed archiveren in die ketens. De meeste ketens overschrijden de grens van een of meer bestuurslagen. Het inspectieonderzoek wordt dan ook gezamenlijk door de Erfgoedinspectie, de Provincie Noord-Brabant en de archiefinspectie van het stadsarchief Rotterdam uitgevoerd. In 2016 is als eerste de keten voor de omgevingsvergunning onderzocht. Het portaal voor burgers en bedrijven voor het indienen van een aanvraag voor een omgevingsvergunning is het Omgevingsloket online (OLO). Voor dit onderzoek naar de OLO-keten zijn inspecties uitgevoerd bij organisaties uit alle vier de bestuurslagen; gemeenten en omgevingsdiensten, een waterschap, een veiligheidsregio, Rijkswaterstaat en het ministerie van Infrastructuur en Milieu. In het tweede kwartaal van 2017 wordt over dit onderzoek gerapporteerd. Het rapport zal ook een doorkijkje geven naar de gevolgen van het invoeren van de Omgevingswet en het daarbij horende Digitaal Stelsel Omgevingswet in 2019, op de archivering. Het komende jaar wordt nog een aantal representatieve ketens onderzocht, waarna in 2018 het eindrapport over het archiveren in ketens zal verschijnen.

MH17 archief

Naar aanleiding van een motie van het Tweede Kamerlid Omtzigt is het project ‘Blijvend in ons geheugen: nationale crisis MH17’ opgezet. Doel is het veiligstellen van het MH17 archief. Dit archief bevindt zich bij tenminste 20 archiefvormende organisaties, die ook zelf verantwoordelijk zijn en blijven voor hun deel van dit archief. Per brief van 21 december 2016 heeft de minister van Veiligheid en Justitie aan de Tweede Kamer toegezegd dat de Erfgoedinspectie toezicht houdt op het realiseren van het doel van het project. De inspectie onderzoekt of de informatie rond het neerhalen van de vlucht MH17 bij de organisaties blijvend en duurzaam toegankelijk is. In de tweede helft van 2016 is begonnen met de voorbereiding van dit onderzoek.

Versnelde bewerking van de departementale papieren archieven

In december 2016 ontving de minister van OCW het rapport ‘De juiste papieren deel 2’ dat vervolgens aan de Tweede Kamer is aangeboden. In dit rapport wordt verslag gedaan van een vervolginspectie naar het bewerken van de archiefachterstanden bij de departementen. Achtergrond van deze inspectie is een verzoek van de bewindslieden van OCW en BZK om toe te zien op de ‘organisatie, kwaliteit en voortgang’ van het wegwerken van de archiefachterstanden.
De kwaliteit en organisatie van de bewerking is verbeterd. Naast deze positieve ontwikkelingen concludeert de Erfgoedinspectie dat de voortgang, met name de tijdige afronding van het project problematisch is. Op grond hiervan is de aanbeveling dat de minister van OCW en de minister van BZK een realistische planning opstellen, waarin rekening wordt gehouden met de kwaliteit van de dossiers en de noodzakelijke zorgvuldigheid van bewerking.