Foto Wiebe Kiestra

Op grond van de Archiefwet houdt de Inspectie toezicht op het beheer van overheidsinformatie bij de centrale overheid. Het toezicht richt zich op de goede, geordende en toegankelijke staat van zowel papieren als digitale overheidsinformatie.

Duurzame digitale toegankelijkheid

Overheidsinformatie bij de departementen

In mei 2018 is het rapport ‘Wel digitaal, nog niet duurzaam’, over de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie bij de departementen, gepresenteerd. Dit rapport maakt deel uit van het programma Digitaal Duurzame Toegankelijkheid, door de Inspectie gestart in 2012. Het beeld is positiever dan bij de start. In 2018 hebben alle departementen digitaal informatiebeheer ingevoerd. Hiermee is bijna een einde gekomen aan de aanwas van papieren archief.

Er zijn ook nog serieuze tekortkomingen. Zo wordt veel digitale informatie buiten systemen opgeslagen of in systemen die daar niet geschikt voor zijn. Het risico bestaat dat informatie niet meer terug te vinden of te interpreteren is, waardoor het archief onvoldoende geschikt is om verantwoording af te leggen.
De Ministerie van OCW stuurde de Tweede Kamer, ook namens zijn collega van het ministerie van BZK, op 11 juni 2018 een inhoudelijke reactie op dit rapport. Daarin onderkent hij onder meer het belang van programma’s en onderzoek voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie en een sterke archieffunctie. Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding zorgt dat de informatiehuishouding op orde komt en ontwikkelt daarvoor tools en richtlijnen. Inmiddels ziet het er naar uit dat dit rijksprogramma verankerd wordt in de straks iets aangepaste Wet Open Overheid.

Archiveren in ketens en registraties

Het inspecteren van archivering in ketenprocessen is al een aantal jaren onderdeel van het werkprogramma. Overheidsorganisaties uit alle bestuurslagen werken in toenemende mate samen in ketens. Zij dienen ook steeds meer gebruik te maken van gemeenschappelijke voorzieningen zoals basisregistraties. Samen met de inspectie van het Stadsarchief Rotterdam en met het interbestuurlijk toezicht van de provincie Noord-Brabant is daarom onderzoek uitgevoerd naar een aantal ketens. Dit resulteerde in mei 2017 in de publicatie van een gezamenlijk rapport over de archivering van omgevingsvergunningen. In het rapport wordt geconcludeerd dat de duurzame toegankelijkheid van de gearchiveerde informatie onvoldoende is gegarandeerd. Verder biedt het  rapport een blik vooruit naar archivering in het toekomstige Digitaal Stelsel Omgevingswet.

In 2018 deden de samenwerkende inspecties onderzoek naar de Landelijke en Regionale Informatie en Expertisecentra voor de integrale casusaanpak van ondermijnende criminaliteit. Geconcludeerd werd dat de afspraken over de verantwoordelijkheden voor de archivering onduidelijk zijn. Het rapport beveelt aan om de Archiefwet uit te breiden met regels voor samenwerkingsverbanden die geen overheidsorganen zijn. Ook staan er concrete verbeteringen in voor het archiefbeheer bij de expertisecentra. De resultaten van het onderzoek zijn in maart 2019 gepubliceerd.
Vanaf 2019 wordt onderzoek gedaan naar een aantal ketens en basisregistraties. Vanuit deze onderzoeken zal een rapport worden samengesteld dat naar verwachting begin 2020 kan worden aangeboden aan de Minister en aan de Tweede Kamer.

Risicovolle organisaties

Nadat de Inspectie tussen 2008 tot 2012 een uitgebreid inspectieprogramma heeft uitgevoerd naar waardering en selectie bij de archiefvormende overheidsorganen van het Rijk, is de naleving op deze archiefwettelijke eis toegenomen tot 90%.  De resterende 10% zijn voornamelijk de conformiteitsbeoordelingsinstanties, de particuliere forensische centra en justitiële jeugdinrichtingen. De Inspectie is met specifieke interventies gestart in 2018. Zo verhoogt zijj het nalevingsniveau voor waardering en selectie bij deze groepen van organisaties. Een verslag van het onderzoek naar risicovolle organisaties achterstanden is raadpleegbaar op onze website.

MH-17

De Tweede Kamer vroeg tijdens een plenair debat in oktober 2018 over het neerhalen van vlucht MH-17 naar een toelichting op de betrokkenheid van de Inspectie bij de uitvoering van de motie Omtzigt. De minister van Justitie en Veiligheid heeft op 21 december de Tweede Kamer hierover per brief geïnformeerd. Aan de Kamer is toegezegd dat de Inspectie toetst of de beschikbare informatie over de MH-17 bij de betrokken organisaties veilig is gesteld. En ook of dit blijvend en duurzaam toegankelijk wordt bewaard. In 2018 heeft de Inspectie voorbereidingen getroffen voor een inspectie. Naar verwachting rapporteert de Inspectie in de tweede helft van 2019 over de uitkomsten.

Wegwerken papieren achterstanden

In het rapport ‘De juiste papieren 2’  heeft de Inspectie verslag gedaan van een onderzoek naar de organisatie, de kwaliteit en het wegwerken van de archiefachterstanden bij de ministeries. In dit rapport is aangegeven dat er ook achterstanden bestaan bij de Zelfstandige Bestuursorganen (ZBO’s) en Publiekrechtelijke Beroepsorganisaties (PBO’s). In 2018 is op basis van de resultaten uit de Monitor 2017-2018 een nadere analyse gemaakt van de omvang en de aard van de achterstanden bij ZBO’s en PBO’s. Hieruit blijkt onder meer dat 55 ZBO’s en PBO’s in totaal ruim 86 km achterstand hebben in het bewerken van papieren archieven. Ruim 60 km bevindt zich bij het UWV. Het gaat om achterstanden in zowel het selecteren als het vernietigen en/of overbrengen van archieven naar een rijksarchiefbewaarplaats. Naar aanleiding van de analyse worden deze organisaties in 2019 geïnspecteerd. Na afronding van de acties is een verslag raadpleegbaar.
 

De Archiefwet BES

Sinds 2017 is de Inspectie toezichthouder op de naleving van de Archiefwet BES. In 2018 zijn de openbare lichamen op Bonaire, Sint Eustatius en Saba bezocht voor een kennismaking met de bestuurders en de functionarissen van de openbare lichamen en rijksinstellingen. Er is een rapport opgesteld over de zorg voor de overheidsinformatie op de eilanden. In het voorjaar van 2019 wordt de reactie van de betrokken ministers verwacht en wordt het rapport aangeboden aan de Tweede Kamer.

Incidentele inspecties en onderzoeken

Naast de thematische onderzoeken houdt de Inspectie ook oog voor incidenten die zich voordoen en onderzoekt of er structurele oorzaken en risico’ s zijn die verbetering behoeven. Ook is de Inspectie actief bij nieuwe richtlijnen of initiatieven die beoogd zijn om de kwaliteit van het informatiebeheer te bevorderen. De Inspectie heeft in 2018 de volgende eenmalige / incidentele onderzoeken uitgevoerd:
 

Archiefwet en AVG

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze verordening en de Archiefwet beïnvloeden elkaar wederzijds op thema’s zoals het bewaren en vernietigen van persoonsgegevens in overheidsinformatie. De Inspectie heeft hiernaar een eerste verkenning gedaan. Op de website van de Inspectie staat meer informatie. Ook heeft de Inspectie in 2018 met de Autoriteit Persoonsgegevens de mogelijkheid van samenwerking verkend. In 2019 wordt de samenwerking verder gestalte gegeven.

archivering e-mailboxen vertrokken bewindslieden loopt per ministerie sterk uiteen

Emailboxen bewindslieden

Op 12 oktober 2017 heeft de Algemene Rijksarchivaris van het Nationaal Archief de hoofden van de bureaus SG per brief geïnformeerd over de archiveringsverplichting van de e-mailboxen van de vertrokken bewindslieden van het kabinet Rutte II. Ook is deze archiveringsverplichting expliciet opgenomen in een paragraaf van het Handboek voor bewindspersonen.

De Inspectie heeft bij de departementen een schriftelijke inventarisatie gehouden om na te gaan welke maatregelen de ministeries treffen om de e-mails, agenda’s en tweets van de voormalige bewindslieden te archiveren en of er hierbij plannen zijn om deze archieven vervroegd over te brengen naar het Nationaal Archief. Uit deze inventarisatie blijkt dat de ministeries gehoor hebben gegeven aan de oproep van de Algemene Rijksarchivaris voor het archiveren van de e-mailboxen van vertrokken bewindslieden. De wijze waarop deze archivering plaatsvindt, loopt echter sterk uiteen. De ministeries hebben geen plannen om de e-mailboxen vervroegd over te brengen.

Archivering Directeuren Overleg Alcohol bij VWS

De Inspectie heeft in 2018 onderzoek gedaan naar de naleving van de Archiefwet bij de archivering van de informatie van het Directeuren Overleg Alcohol (DOA) door het ministerie van VWS in 2008. Aanleiding hiervoor was onduidelijkheid over het verslag van het DOA van 7 maart 2008.

In de zomer van 2018 is het rapport gepubliceerd. Uit de inspectie komt het beeld naar voren dat de benodigde kaders voor archivering bij het ministerie aanwezig waren. De archiveringspraktijk was echter niet op orde. Het archief is daarom onvolledig.

De Inspectie deed de staatssecretaris van VWS de aanbeveling om het dossier zo veel mogelijk te reconstrueren en te sturen op het onder controle brengen van de overheidsinformatie die nu buiten de bestaande kaders voor archivering is opgeslagen. De staatssecretaris heeft in zijn reactie laten weten deze aanbevelingen op te volgen.