De Inspectie houdt toezicht op het beheer van overheidsinformatie bij de centrale overheid. Dit doet ze op grond van de Archiefwet. Het toezicht richt zich op de papieren en digitale overheidsinformatie. Overheidsinformatie moet in goede staat, geordend en toegankelijk zijn. 
 

De Archiefwet BES: een wereld te winnen

Sinds 2017 is de Inspectie toezichthouder op de naleving van de Archiefwet BES. In 2018 heeft de Inspectie Bonaire, Sint Eustatius en Saba bezocht. Het doel was in eerste plaats kennismaken met de bestuurders en functionarissen binnen alle lagen van de openbare lichamen en rijksinstellingen. 

Naar aanleiding van dit bezoek heeft de Inspectie in 2019 een eerste verkenning van de zorg voor de overheidsinformatie op de eilanden gepubliceerd. Het algemene beeld vanuit dit rapport: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de Archiefwet BES kan nu niet ten volle worden gedragen. 
Het rapport doet een aantal aanbevelingen aan de bestuurscolleges en aan de Rijksoverheid in het belang van de overheidsadministratie en het erfgoed. Minister Slob is het eens met de aanbevelingen. Hij heeft het rapport met zijn reactie en ook namens staatssecretaris Knops van Koninkrijksrelaties aangeboden aan de Tweede Kamer. De Inspectie maakt in 2020 een plan voor de verdere invulling van het archieftoezicht op de BES.
 

Decoratieve foto van een gebouw voor beheer van overheidsinformatie door rijksinstellingen op Caribisch Nederland
Beheer van overheidsinformatie door rijksinstellingen op de BES.

Risicovolle organisaties

De Inspectie heeft een analyse gemaakt van de meest risicovolle organisaties. Dit deed ze op basis van de resultaten van de Monitor Overheidsinformatie 2017-2018. In het onderzoek is vooral gekeken naar de risico’s van selectie en vernietiging van overheidsinformatie. 
 

Privaatrechtelijke ZBO’s

Uit het onderzoek (publicatie mei 2019) bleek dat bij de privaatrechtelijke Zelfstandige Bestuursorganen (ZBO’s) bovengemiddeld veel risico’s optreden. Veel ZBO’s hebben namelijk geen wettelijk verplichte selectielijst.
 

Schadeschap Luchthaven Schiphol

De Inspectie heeft het archiefbeheer bij het Schadeschap Luchthaven Schiphol onderzocht. Uit de Monitor Overheidsinformatie 2017-2018 bleek dat deze gemeenschappelijke regeling geen vastgestelde selectielijst heeft. Bovendien is het besluit genomen het Schadeschap op te heffen. 

Het onderzoek wees uit dat het Schadeschap maatregelen moet nemen in verband met die opheffing. Het instellingsbesluit stelt dat het Schadeschap de voorschriften voor archivering van de minister van Infrastructuur en Waterstaat moet navolgen. De Inspectie heeft daarom het Schadeschap de aanbeveling gedaan om met dat ministerie te overleggen. Het rapport is in april 2019 gepubliceerd. Het Schadeschap heeft de aanbeveling inmiddels opgevolgd.
 

Archivering in ketensamenwerking

In een meerjarenprogramma onderzoekt de Inspectie de archivering in ketensamenwerking. Het programma richt zich op verantwoordelijkheden en afspraken in de keten, op duurzame toegankelijkheid en op selectie en vernietiging van informatie in de keten. In 2019 heeft de Inspectie drie rapporten afgerond:

In 2020 zet de Inspectie het meerjarenprogramma voort met een aantal deelonderzoeken.
 

Archivering MH-17

In oktober 2018 hield de Tweede Kamer een plenair debat over het neerhalen van vlucht MH-17. Naar aanleiding van dit debat heeft de minister van Justitie en Veiligheid aan de Kamer een onderzoek toegezegd waarin de Inspectie toetst of de beschikbare informatie over MH-17 bij de betrokken organisaties is veiliggesteld en duurzaam toegankelijk wordt bewaard. In 2018 heeft de Inspectie voorbereidingen getroffen voor het onderzoek. In 2019 heeft het grootste deel van de 37 inspecties plaatsgevonden. Het rapport over de bevindingen verschijnt in 2020.
 

Papieren achterstanden

In 2018 en 2019 heeft de Inspectie de papieren achterstanden geïnventariseerd bij de Zelfstandig Bestuursorganen (ZBO’s) en de Publiekrechtelijke Beroepsorganisaties (PBO’s). Aanleiding was een onderzoek in 2017 naar de organisatie, de kwaliteit en het wegwerken van de archiefachterstanden bij de ministeries. Tijdens dit onderzoek constateerden de inspecteurs ook achterstanden bij ZBO’s en PBO’s. Uit de Monitor 2018  bleek een algemene inspectie uiteindelijk toch niet nodig. De Inspectie heeft in 2019 enkele individuele organisaties geïnspecteerd. De inspecteurs blijven de voortgang van de papieren achterstanden volgen via de Monitor.
 

Microfiches Inlichtingendienst Buitenland (IDB)

In 2019 heeft de Inspectie een incidentinspectie bij het ministerie van AZ voltooid. De Inspectie had een melding ontvangen over de slechte leesbaarheid van het archief op microfiches van de Inlichtingendienst Buitenland (IDB). Uit onderzoek bleek dat de microfiches onder goede omstandigheden worden bewaard. De slechte leesbaarheid is te wijten aan een onherstelbare factor: de opnamen zijn destijds onvoldoende zorgvuldig gemaakt. De tekst is daardoor soms slecht leesbaar. AZ gaat de microfiches digitaliseren om de toegankelijkheid van het archief te waarborgen.
 

Handreiking bewaren e-mails rijksoverheid

In januari 2019 heeft de Inspectie gereageerd op de Handreiking bewaren e-mails rijksoverheid. Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) heeft de Handreiking in december 2018 gepubliceerd. De Inspectie onderschrijft het belang van een handreiking voor het archiveren van e-mail. Daarin constateert ze wel risico’s voor de brede toepasbaarheid en de duurzame toegankelijkheid van e-mail. De Stuurgroep RDDI heeft in mei 2019 aangegeven dat ze de aanbevelingen ter harte neemt. 
 

Archiefwet en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Overheidsorganen hebben met de Archiefwet en de AVG te maken. Over de raakvlakken tussen de twee wetten hebben de overheidsorganen nog veel vragen. In 2019 heeft de Inspectie een bijdrage geleverd aan de uitleg van deze raakvlakken. De bijdrage heeft de Inspectie afgestemd met betrokken partijen uit de archiefsector en de Autoriteit Persoonsgegevens. Het resultaat is onder meer een toelichting op de website van de Inspectie.
 

Decoratieve afbeelding van een examenzaal met studenten achter een beeldscherm

Archiefbeheer bij scholen

De Inspectie krijgt regelmatig vragen over het archiefbeheer bij scholen. Dan gaat het bijvoorbeeld over bewaartermijnen voor diploma’s en archiefwettelijke verplichtingen voor scholen. In oktober 2019 heeft de Inspectie het informatieblad voor scholen geactualiseerd. In dit informatieblad zijn onder meer de onderwijsregelgeving en de AVG verduidelijkt.