De Archiefwet is de basis waarmee de inspectie toezicht houdt op de vorming en het beheer van informatie en (digitale) archieven van de centrale overheid. Het toezicht richt zich op de goede en duurzaam toegankelijke staat van overheidsinformatie, waarbij gekeken wordt naar registratie, opslag, selectie, bewaring en vernietiging. Hiermee levert de inspectie een bijdrage aan de betrouwbaarheid en openbaarheid van overheidsinformatie.

Thema's op een rij:

  • Stand van zaken duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie
  • Risicovolle organisaties
  • Archivering in digitale ketens, bij ketensamenwerking en in basisregistraties

  • Openbaarheid van informatie, open data en hergebruik van informatie

  • MH17-archief

Nieuwe werkwijzen noodzakelijk voor goed beheer van toenemende digitale informatie.

Duurzame toegankelijkheid overheidsinformatie

De overheid heeft als doelstelling zoveel als mogelijk digitaal te werken. Dit heeft gevolgen voor het beheer, het behoud en de toegankelijkheid van overheidsinformatie. Niet alleen voor de digitale overheidsinformatie, maar ook voor de in volume afnemende papieren archieven. Vanaf 2012 maakt het onderwerp duurzame digitale toegankelijkheid deel uit van onze inspecties bij de ministeries en andere organisaties van de centrale overheid. Daarbij is ook de effectiviteit onderzocht van verschillende rijksbrede digitaliseringsprogramma’s en –voorzieningen. Als resultaat van deze inspecties zijn aanbevelingen gedaan aan de zorgdragers en aan de ministers van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en voor Wonen en Rijksdienst. Dit staat in achtereenvolgens de rapporten: Beperkt Houdbaar (2012), Duurzaam duurt het langst (2013) en Onvoltooid digitaal (2015).

Conclusie vanuit de inspecties is dat de digitalisering van de centrale overheid vergevorderd is, maar nog niet voltooid. Ook blijkt dat de digitale overheidsinformatie nog onvoldoende in goede en toegankelijke staat wordt opgeslagen en bewaard. Nieuwe werkwijzen zijn dan ook noodzakelijk om de in omvang toenemende digitale informatie adequaat en zorgvuldig te beheren.

Stand van zaken duurzame toegankelijkheid
De inspectie blijft de komende jaren inzetten op de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. In 2018 rapporteert de inspectie over de stand van zaken en over het resultaat van de eerder gedane aanbevelingen. Hierbij zal onder andere aandacht worden besteed aan:

  • De voortgang en effecten bij de archiefvormende organisaties van rijksbrede programma’s als ‘Rijk aan Informatie’.
  • Stand van zaken en de invoering van het normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (DUTO) bij de archiefvormende organisaties.
  • De implementatie van de centrale aanpak van e-mailarchivering bij het Rijk.
  • De invoering en de effecten van de nieuwe aanpak van waardering en selectie.
  • Het in bewaring geven van digitaal archief door de zorgdragers in het e-Depot (DWR-archief).
  • De aansluiting van de ministeries op het e-Depot.

Risicovolle organisaties
Op basis van de gegevens uit de Monitor Erfgoedinspectie en eerdere inspecties bekijkt de inspectie welke organisaties onvoldoende naleven op die archiefwettelijke eisen, die van belang zijn voor de duurzame toegankelijkheid van hun informatie. Deze organisaties worden geïnspecteerd en naast de rapportages aan de individuele organisaties wordt eind 2018 een samenvattend rapport uitgebracht.

Archivering in digitale ketens, bij ketensamenwerking en in basisregistraties
Veel organisaties werken tegenwoordig samen in ketens waarin informatie digitaal wordt uitgewisseld. Deze ketens strekken zich bijna altijd uit over verschillende bestuurslagen. De informatiestromen binnen ketens zijn complex en daardoor is het vaak onduidelijk welke informatie voor een bepaalde termijn moet worden bewaard. Maar ook wie voor het opslaan van de informatie in een keten verantwoordelijk is. De Raad voor Cultuur en de Raad voor het Openbaar Bestuur publiceerde hierover het rapport ‘Het puberbrein van de overheid’ (2016). Het risico ontstaat dat informatie verloren gaat.

In de tweede helft van 2016 is de inspectie in samenwerking met de provinciale en gemeentelijke overheden een onderzoek begonnen naar een aantal representatieve ketens. Hierin worden inspecties uitgevoerd bij zorgdragers uit alle vier de bestuurslagen, te beginnen bij de omgevingsvergunning. Doel is om duidelijkheid te creëren over de verantwoordelijkheden voor en het archiveren van informatie in ketens. In 2018 wordt het onderzoek afgerond met een rapport.

Openbaarheid van informatie, open data en hergebruik van informatie
Verschillende wetten (soms nog in voorbereiding) gaan over de openbaarheid en het hergebruik van overheidsinformatie:

  • Wet openbaarheid bestuur (Wob)
  • Wet hergebruik van overheidsinformatie
  • Wet generieke digitale infrastructuur
  • Wet open overheid

Hergebruik en actieve openbaarmaking van overheidsinformatie kunnen bijvoorbeeld op gespannen voet staan met archiefwettelijke uitgangspunten. Zo moet bijvoorbeeld bepaalde informatie om gegronde redenen vernietigd worden, terwijl dezelfde informatie een nieuw leven kan gaan leiden buiten het publieke domein. Eind 2016 is de inspectie begonnen met de voorbereiding voor een programma om mogelijke risico’s in kaart brengen. In 2017-2018 wordt dit inspectieprogramma uitgevoerd met inspecties bij archiefvormende organisaties, en door onderzoek te doen naar de relevante ontwikkelingen op dit gebied. Eind 2018 wordt hierover gerapporteerd.

Hergebruik en actieve openbaarmaking van overheidsinformatie staan soms op gespannen voet met archiefwettelijke uitgangspunten.

Inspecteur archieven in depot aan het werk

MH17-archief

Naar aanleiding van de motie Omtzigt in de Tweede Kamer wordt de informatie met betrekking tot het dossier MH17 veiliggesteld. De Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) coördineert een project, waarmee een overzicht van soort informatie en index van betrokken organisaties wordt gemaakt.

Het is de bedoeling dat deze betrokken organisaties zelf voor het veiligstellen van de informatie zorgen. Dat doen ze binnen door het project geleverde randvoorwaarden. De Erfgoedinspectie monitort de voortgang van het project en inspecteert de betrokken organisaties gedurende en na afloop van het project, onder andere op de duurzame toegankelijkheid van de informatie.

Het volledige Werkprogramma in PDF is te vinden op onze website.